商務(wù)英語寫作目前在生活中有越來越廣泛的應(yīng)用，每個(gè)人都有必要了解商務(wù)英語的一些寫作知識(shí)和規(guī)范。很多人對(duì)于商務(wù)英語比較陌生，但是如果你要學(xué)習(xí)并且即將開啟考試之路，就要不斷提升自我。那么關(guān)于商務(wù)英語寫作能力又該怎么提高呢?

　　在20世紀(jì)中葉，商務(wù)往來與今天相比要更為冷淡和正式，這導(dǎo)致當(dāng)時(shí)的文書寫作也很正式。人們經(jīng)常使用一些一本正經(jīng)的繁文縟詞，例如：

　　① Kindly furnish us with this information soon.

　?、?Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.

　?、?The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

　　與幾十年前相比，今天的商務(wù)活動(dòng)已經(jīng)不再那么正式和刻板，但很多人的商務(wù)寫作仍然在沿用半個(gè)世紀(jì)前那種古板的風(fēng)格。為此，作者在書中花了大量的篇幅來教導(dǎo)讀者如何寫好現(xiàn)代商務(wù)英語：忘掉教科書上那些正確而無用的套話，從讀者的角度出發(fā)以輕松、自然和友好的語言來完成溝通。作者在書中重點(diǎn)闡述了下面這幾條商務(wù)英語寫作原則：

　　1.用現(xiàn)代商務(wù)語言替代過時(shí)或陳舊的表達(dá)

　　商務(wù)郵件的目的在于傳達(dá)信息或者說服對(duì)方，而不是參加作文競賽評(píng)選，一定要讓對(duì)方贊嘆你的寫作水平不可。為了達(dá)到溝通的目的，商務(wù)寫作做到簡潔自然，不說空話套話，用現(xiàn)代商務(wù)語言去替換過時(shí)或陳舊的表達(dá)。

　　比如對(duì)于上面提到的三個(gè)例子，我們可以將其替換為更為自然的說法：

　?、?Please let us have this information soon.

　?、?I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.

　　③ These goods will be sent to you today.

　　2.使用自然、口語化的方式寫作

　　商務(wù)郵件雖然是書面體，但它與一般的書面體(比如學(xué)術(shù)論文)不同?，F(xiàn)代商務(wù)郵件寫作提倡語言自然、流暢，就像面對(duì)面的口語交談一樣。我們可以在寫作中融入一些自己的想法、個(gè)性和情感，讓讀者感覺到作者是一個(gè)活生生的人，而不是一臺(tái)毫無感情的公文機(jī)器。

　　我們?cè)谌粘Ｉ虅?wù)郵件中可能經(jīng)常會(huì)見到類似下面的句子：

　?、?Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.

　　② Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.

　?、?Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.

　　這樣的句子過于正式，讀起來也很費(fèi)解。這實(shí)際上會(huì)給讀者造成距離感，影響商務(wù)溝通的效果，它們可以改為更加自然的說法：

　?、?Please process this claim soon.

　?、?Please let us know what you would like to do.

　?、?I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.

　　值得注意的一點(diǎn)是，雖然商務(wù)郵件寫作提倡口語化的寫作方式，但這并不意味著我們可以使用俚語和非正式的口頭語。因?yàn)檫@些俚語和口頭語只用于非正式的社交場(chǎng)合，不適合出現(xiàn)在商業(yè)場(chǎng)景中，例如：Keep your shirt on. 這樣的非正式說法要改為 Please be patient.

　　同時(shí)我們也要避免在商務(wù)郵件中出現(xiàn)非正式的縮寫(例如避免把you縮寫成u，把a(bǔ)re縮寫成r，把because縮寫成cuz)，因?yàn)檫@樣會(huì)給人造成懶惰或者不夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的印象。

　　3.使用主動(dòng)語態(tài)

　　一般情況下，在商務(wù)郵件中使用被動(dòng)語態(tài)會(huì)顯得語氣生硬、官腔官調(diào)，使用主動(dòng)語態(tài)則會(huì)更加有趣有力。試比較下面這幾個(gè)例子：

　?、?The new system was developed by our staff.

　?、?Our staff developed the new system.

　?、?These notes should be read carefully before completing the form.

　?、?Please read these notes carefully before completing the form.

　　看得出來使用主動(dòng)語態(tài)重點(diǎn)會(huì)更加突出，同時(shí)句子也會(huì)更為簡潔。

　　當(dāng)然，并不是所有的情形下都必須要使用主動(dòng)語態(tài)。當(dāng)動(dòng)作發(fā)出的主語不明確或者不重要的情況下要使用被動(dòng)語態(tài)。

　　舉個(gè)例子，某個(gè)島上噪音很大，而我們要強(qiáng)調(diào)“噪音”本身，而不是“聽到噪音的人”，這時(shí)候應(yīng)該說：

　　The noise was heard all over the island.

　　而不是使用主動(dòng)語態(tài)：

　　People all over the island heard the noise.

　　由于在被動(dòng)語態(tài)中看不出動(dòng)作發(fā)出者是誰，有時(shí)候在商業(yè)中為了逃避責(zé)任或者含糊其辭，我們也會(huì)使用被動(dòng)語態(tài)。例如：

　　An unfortunate mistake was made.

　　在這句話里面，錯(cuò)誤是誰犯的并沒有明說，但如果用主動(dòng)語態(tài)，就意味著責(zé)任都要由“我們公司”承擔(dān)：

　　Our company made an unfortunate mistake.

　　4.多使用動(dòng)詞而不是名詞

　　動(dòng)詞名詞化(例如將avoid寫成the avoidance of)會(huì)拉長句子，而且會(huì)使寫出來的句子不夠生動(dòng)，缺少人情味。我們?cè)趯懽鲿r(shí)要盡量使用動(dòng)詞而不是名詞。類似下面的句子：

　?、?His carelessness in driving caused a serious accident.

　　② We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions.

　　要改為：

　?、?His careless driving caused a serious accident.

　?、?We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions.

　　5.多使用短句

　　研究表明，句子的長度與人們的理解程度有直接聯(lián)系。當(dāng)句子的長度在15至20個(gè)單詞時(shí)，首次閱讀就能理解的人所占的比例為75%，當(dāng)句子單詞長度在27個(gè)以上時(shí)，這一比例馬上降到4%。由于商務(wù)郵件講究溝通的效率和準(zhǔn)確性，因此應(yīng)該盡量使用短句。例如對(duì)于下面的長句：

　　Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as it has been predicted, we may possibly find ourselves with too much production capacity, and this may, therefore, result in even more serious problems.

　　我們可以將它拆分為幾個(gè)短句，這樣更加便于理解：

　　We must give serious consideration to the issue of investing in new machinery. //

　　If the market falls again, as has been predicted, we could find ourselves with increased production capacity. //

　　This may then result in even more difficulties.//

　　除了上面提到的這些內(nèi)容之外，還有很多知識(shí)等著大家學(xué)習(xí)。大家也可以通過大量相應(yīng)的范本練習(xí)，寫作就要不斷的練習(xí)才會(huì)有效果。對(duì)商務(wù)英語寫作感興趣或有需求的同學(xué)，一定要注意這些內(nèi)容。滬江小編希望大家在學(xué)習(xí)中快樂，在快樂中成長。