在商務(wù)英語(yǔ)中有一項(xiàng)技能就是寫作，比如工作中寫郵件寫通知消息之類的，就是在BEC考試中，也會(huì)考察相應(yīng)的寫作能力。所以，如果你的能力不夠強(qiáng)可能就不能得高分了，今天我們就來(lái)說說商務(wù)英語(yǔ)寫作的基本格式結(jié)構(gòu)以及內(nèi)容吧。

　　第一步

　　你要做的就是，了解你的寫郵件對(duì)象。

　　我們經(jīng)常為了自己要寫的內(nèi)容感覺痛苦，我們編寫復(fù)雜的電子郵件，報(bào)告看起來(lái)也很一般，大部分時(shí)候我們的努力并沒有讓我們的內(nèi)容更容易閱讀。

　　了解一段文字的目的是為了給你一種方向感。 撰寫商業(yè)報(bào)告應(yīng)遵循特定的格式; 例如，公司內(nèi)部經(jīng)常往來(lái)的電子郵件可能簡(jiǎn)短而不正式，但客戶電子郵件或PowerPoint演示文稿最好要遵循禮貌，內(nèi)容清晰和簡(jiǎn)潔這樣的準(zhǔn)則。

　　你的收件人就是你的指南針; 你首先要換位思考，如果你是收件人，你想要知道的內(nèi)容是什么?這樣會(huì)大大縮小你寫作的范圍。

　　你在郵件和報(bào)告中使用的語(yǔ)言風(fēng)格和詞匯等都符合你收件人的實(shí)際情況和當(dāng)下的情景，這不僅僅是郵件內(nèi)容有效性的問題，還體現(xiàn)著你的溝通技巧。你能不能水岸的運(yùn)用你的溝通能力和不同的收件人溝通，讓對(duì)方理解并給予你有效的回復(fù)。完成溝通的目標(biāo)。

　　第二步

　　你應(yīng)該在內(nèi)容和風(fēng)格方面更加注意。

　　你的文章有沒有按照商務(wù)寫作基本特征和規(guī)則進(jìn)行組織?

　　簡(jiǎn)單的語(yǔ)言

　　你寫郵件也好，寫報(bào)告也好寫計(jì)劃書也好，你的目的只有一個(gè)，就是把你的觀點(diǎn)輕松快速的傳達(dá)給你的觀眾。而要完成這一個(gè)目的，我認(rèn)為多使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，選擇常用的短單詞避免使用過多形容詞。

　　我們來(lái)看兩句話：

　　"We’d love to be of assistance"

　　“We’d love to assist you.”

　　你認(rèn)為在商務(wù)寫作中，哪一句話更合適?

　　答案是哪句更直接，更高效和易于理解的那就是你要的答案。

　　簡(jiǎn)潔!

　　Conciseness and Brevity是商務(wù)寫作中非常重要的一個(gè)原則，因?yàn)槟愕氖占撕陀^眾無(wú)法瀏覽多個(gè)報(bào)告頁(yè)面以獲取他們所尋求的信息。所以請(qǐng)尊重你收件人的時(shí)間，他們需要的是能夠輕松訪問重要信息。

　　什么叫做簡(jiǎn)潔呢?

　　(1)緊緊圍繞著你的主題

　　(2)專注于事實(shí)

　　(3)你的寫作主旨要避免歧義，清楚的交代事情

　　(4)建議你選擇簡(jiǎn)短的單詞

　　舉個(gè)例子：

　　will you be kind enough to 和 please

　　你會(huì)選擇哪個(gè)?

　　當(dāng)然是please!

　　anticipate 和except

　　endeavor 和 try

　　facilitate 和 help

　　在商務(wù)寫作中二選一你選哪個(gè)?

　　我們選用簡(jiǎn)短有效的單詞組成句子，每個(gè)句子不要超過20個(gè)詞，如果情況允許越直觀的表述越好，可視化優(yōu)于數(shù)字

　　(5)避免不必要的修飾比如形容詞和副詞，還有那些which/that的從句

　　明確的區(qū)分開觀點(diǎn)和事實(shí)

　　這兩方面的內(nèi)容應(yīng)該在你的商業(yè)寫作中明確區(qū)分。

　　確保讀者能夠分辨什么時(shí)候你闡述的是事實(shí)，什么時(shí)候你闡述的是你個(gè)人的觀點(diǎn)。

　　強(qiáng)烈建議大家要注意這個(gè)原則，這樣在實(shí)際工作中你可以避免很多的誤解，保證你的寫作不會(huì)含糊不清。

　　你的每一次商務(wù)寫作交流都應(yīng)該是有明確的目的，你需要努力不要偏離這個(gè)目的。一次把一個(gè)問題講透，而不是什么都講。

　　如果您通過電子郵件向同事發(fā)送后續(xù)電子郵件，請(qǐng)不要在同一封電子郵件中包含超過三個(gè)不相關(guān)的請(qǐng)求，在實(shí)務(wù)中也是要特別注意。

　　如果你的收件人需要在冗雜的信息中來(lái)回摸索才知道你想表達(dá)什么?那你這個(gè)文章就認(rèn)真失敗了，你想一下，如果一個(gè)hr在給新員工培訓(xùn)的時(shí)候，說的不清不楚，之后的工作如何可能開展順暢?

　　第三步

　　通過選用格式讓你的表達(dá)更加高效

　　請(qǐng)你盡可能的通過使用標(biāo)題，項(xiàng)目符號(hào)，編號(hào)和其他格式化功能(粗體，斜體，不同的顏色)，來(lái)幫助閱讀者更佳輕松瀏覽和掃描文本。

　　但要切記，這些highlight不要太過分!太多分散注意力的視覺元素會(huì)將焦點(diǎn)從信息中轉(zhuǎn)移，注意力轉(zhuǎn)移對(duì)你來(lái)說沒有好處。

　　這個(gè)原則適用于所有的商務(wù)寫作，無(wú)論是電子郵件，報(bào)告還是powerpoint，遵循格式會(huì)讓你的寫作更加清晰高效。

　　如有可能，盡量用可視化的圖形或圖表來(lái)替換枯燥的文本。

　　第四步

　　你的商務(wù)文章發(fā)出去之前一定要認(rèn)真修改校對(duì)!

　　從第一稿到你最終的提案，中間一定會(huì)經(jīng)歷幾次修改和校對(duì)。一個(gè)好的商務(wù)寫作一定不會(huì)有語(yǔ)法和詞匯錯(cuò)誤，還有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)你也要注意!

　　你提交之前要確保多次閱讀保證你的文章的流暢性和可讀性，沒有令人尷尬的錯(cuò)誤。你可以選擇通過在線拼寫檢查器來(lái)進(jìn)行糾正。考試也是一樣，確保語(yǔ)法和單詞的正確是基本要求。

　　如果一封商務(wù)信函錯(cuò)誤連篇，寫信的人給人留下的印象會(huì)非常不好。

　　我們來(lái)看個(gè)小例子：

　　Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.

　　這個(gè)句子有沒有錯(cuò)誤?

　　低級(jí)錯(cuò)誤不要犯!

　　第五步

　　不要忘記你的態(tài)度和觀點(diǎn)

　　這是商業(yè)寫作中很少被強(qiáng)調(diào)的部分，我們建議大家寫作的時(shí)候多換位思考，可是了解你的讀者和他們想要的東西是不足夠的，你寫作的目的其實(shí)還是為了你自己的訴求得到傳達(dá)并得到良性的回應(yīng)。

　　通過換位思考，站在對(duì)方的角度想問題，你的文章很可能更容易得到積極的回應(yīng)，此時(shí)你把收件人當(dāng)作來(lái)你的焦點(diǎn)，當(dāng)對(duì)方是焦點(diǎn)的時(shí)候，你的提議更有節(jié)能得到對(duì)方積極的回應(yīng)，幫助，支持，參與和采取行動(dòng)。

　　而基于你自己觀點(diǎn)出發(fā)的表述，用詞才會(huì)真正的推動(dòng)著對(duì)方朝著你期望的方向前進(jìn)，讓你變得可信，營(yíng)造出良好的氛圍。

　　好了下面我們回歸到bec考試

　　大家問的最多的問題就是關(guān)于寫作——格式

　　商務(wù)英語(yǔ)寫作基本格式

　　商務(wù)英語(yǔ)的寫作不同于其他類型的寫作。它的標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)格，寫作的風(fēng)格通常是預(yù)先確定的。商務(wù)寫作的目的來(lái)說，就是讓你的文章和郵件顯得很專業(yè)。

　　BEC中級(jí)寫作的小作文和大作文都是指定的，BEC高級(jí)寫作的大作文是在letter、report和proposal中三選一，因此需要注意一下在寫作答題卡上填涂題號(hào)。那么問題來(lái)了，有的同學(xué)會(huì)問哪個(gè)格式的內(nèi)容會(huì)更容易拿高分呢?我能不能只選擇其中的一種來(lái)練習(xí)呢?

　　如果你問我，我經(jīng)常會(huì)建議那些被格式困擾的同學(xué)選擇report，因?yàn)橄鄬?duì)來(lái)說，report格式固定,結(jié)構(gòu)明朗,而且方便練習(xí)!

　　report一般我會(huì)建議大家寫一下標(biāo)題，比如Report on staff salary system，然后按照report的三段式(introduction、findings和conclusion)來(lái)完成寫作，非常簡(jiǎn)單。當(dāng)然你還要結(jié)合話題的熟悉程度等來(lái)考量，不能一概而論。

　　而說到proposal，比起report來(lái)說你需要增加多一個(gè)recommendation，對(duì)一些比較難闡述自己觀點(diǎn)的考生來(lái)說這可能是個(gè)坑，因?yàn)槲铱催^一些學(xué)生寫的作文，有些你覺得在日常生活中合理的建議，在商務(wù)場(chǎng)合中提出是不太合適的，暴露了你的不專業(yè)。

　　要不要寫標(biāo)題

　　BEC寫作正文前，是否需要寫標(biāo)題，這個(gè)根據(jù)寫作的文體不同而決定。一般來(lái)說，letter是不需要寫標(biāo)題的，按照商務(wù)信件的格式寫就可以了，另外兩者寫一下。至于你是選擇齊頭式還是縮進(jìn)都可以，我的習(xí)慣是寫齊頭，也就是頂格寫就好，段落間空行。

　　商務(wù)寫作的結(jié)構(gòu)

　　說到內(nèi)容，商務(wù)寫作的內(nèi)容無(wú)非就是幾個(gè)方面。大家找一本寫作書就可以搞清楚，在微博評(píng)論中有同學(xué)提出了經(jīng)典的“三段式”總分總結(jié)構(gòu)。

　　這種結(jié)構(gòu)在商務(wù)寫作中也很常見，有很強(qiáng)的邏輯性，我們舉個(gè)例子。

　　你需要寫郵件投訴和抱怨!那么你會(huì)怎么組織你的’三段式“，你現(xiàn)在腦海中想一下。

　　你需要先搞清楚收件人的情況，和你自己的目的和訴求。

　　邏輯結(jié)構(gòu)來(lái)說就是：

　　-提出問題

　　-列舉事實(shí)證明，以方便對(duì)方可以快速確認(rèn)找出問題所在并給你提供幫助

　　-提出你的訴求，你希望對(duì)方怎么做?包括時(shí)間/付款方式等等細(xì)節(jié)

　　如果你是需要寫作進(jìn)行銷售，那么你的邏輯是什么?

　　-提出你的產(chǎn)品或者服務(wù)引起對(duì)方興趣

　　-描繪美好藍(lán)圖，把你的產(chǎn)品或服務(wù)給對(duì)方帶來(lái)的好處一一闡述。

　　-表明你非常希望能成交。比如你愿意為了對(duì)方購(gòu)買便利提供一切幫助，比如隨時(shí)回復(fù)他，比如給他一些更詳細(xì)的資料甚至是優(yōu)惠等信息。

　　你需要積累什么內(nèi)容呢?

　　1，關(guān)于圖表描述的詞語(yǔ)，有效提取信息的能力無(wú)論是在工作中還是考試中都很重要。

　　你要認(rèn)得餅圖啊，線圖啊，柱狀圖啊，這些怎么說?比如一些上升啊下降的趨勢(shì)啊怎們描述，什么是參照物，要互相比較。比較你會(huì)不會(huì)說。這些你抽個(gè)時(shí)間百度一下【商務(wù)英語(yǔ) 圖表】關(guān)鍵字，會(huì)出來(lái)一大堆。

　　The chart reflects several trends.

　　According to the graph,……

　　2，連接詞

　　你需要準(zhǔn)備一堆，用作不同的邏輯關(guān)系，比如表總結(jié)，舉例子，強(qiáng)調(diào)，條件，因果關(guān)系……用好了連接詞你的整個(gè)文章絕對(duì)上一個(gè)檔次!!

　　That brings me to the end of my presentation. I've talked about…

　　再看一個(gè)

　　That brings us to the next step, which is …

　　3，好詞好句

　　這個(gè)貫穿你整個(gè)備考期間，做真題的時(shí)候，看口語(yǔ)大磚頭的時(shí)候，你的小本本記下的那些好詞好句寫作的時(shí)候還不用更待何時(shí)!!

　　有些詞我不建議大家用。

　　比如soon/a good return/heavy～～

　　這類詞有什么問題內(nèi)容?

　　籠統(tǒng)不具體!

　　soon是多久?

　　改為next monday，May 4, within 3days就好很多了，同樣的道理。

　　a good return是多好?6.2% interest rate會(huì)不會(huì)好很多?

　　heavy是多重?

　　有了邏輯結(jié)構(gòu)，內(nèi)容，格式，你的和好文章的距離就是動(dòng)筆開寫啦!就得不斷地去練習(xí)去思考才能寫出優(yōu)質(zhì)的文章，如果不能勤于練習(xí)那么你的文章也不會(huì)有多大出彩。對(duì)于備考來(lái)說，最后一個(gè)月每周三篇寫作練習(xí)，到了考試那天你一定會(huì)有個(gè)大的飛躍。